Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów
Klauzula informacyjna zgodna z art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). Dotyczy osób, które składają zgłoszenie przez formularz rekrutacyjny MOTOEXPERT.
1. Administrator danych. Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT, ul. Urzędnicza 7a lok. 17, 25-729 Kielce, Polska, KRS 0000457628. Kontakt w sprawach ochrony danych: info@motoexpert.org.
2. Cele przetwarzania. (a) ocena zgłoszenia i kwalifikacja kandydata do sieci MOTOEXPERT; (b) zawarcie i wykonanie Umowy partnerskiej; (c) prowadzenie rejestru partnerów sieci.
3. Podstawy prawne. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz wykonanie tej umowy. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków rachunkowych i archiwizacyjnych. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji kwalifikacji zgłaszających się rzeczoznawców, na utrzymaniu standardu jakości sieci oraz na dochodzeniu i obronie roszczeń.
4. Zakres danych. Dane podane w formularzu: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, kraj działalności, języki robocze, opis uprawnień i doświadczenia oraz załączone dokumenty (dokument uprawnień, polisa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zawodowej, przykładowa opinia). Ponadto dane dowodowe zawarcia umowy w formie dokumentowej: znacznik czasu, adres IP, numer wersji i suma kontrolna SHA-256 zaakceptowanego tekstu.
5. Odbiorcy danych. Dostawca hostingu witryny (SEOHost sp. z o.o.) oraz dostawcy narzędzi komunikacji elektronicznej obsługujących pocztę i powiadomienia — działający jako podmioty przetwarzające, wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim do celów marketingowych.
6. Okres przechowywania. Zgłoszenia odrzucone — 12 miesięcy od decyzji. Zgłoszenia przyjęte — przez czas obowiązywania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu, stosownie do okresów przedawnienia roszczeń i obowiązków rachunkowych.
7. Zautomatyzowane wspomaganie oceny — informujemy o tym wprost. Wstępna ocena zgłoszenia jest wspomagana automatycznie. System przyznaje punkty wyłącznie za informacje podane przez kandydata w formularzu: deklarowane doświadczenie, dołączone dokumenty, obszerność opisu kwalifikacji, liczbę języków roboczych oraz złożenie podpisu elektronicznego. Wynik jest porównywany z progiem kwalifikacji. Wynik powyżej progu skutkuje wyłącznie oznaczeniem zgłoszenia jako zakwalifikowanego i założeniem konta kandydata bez uprawnień innych niż odczyt. Wynik poniżej progu kieruje zgłoszenie do oceny ręcznej i nie powoduje automatycznego odrzucenia. Decyzję końcową — o przyjęciu do sieci, o nadaniu statusu rzeczoznawcy i o dostępie do akt spraw — podejmuje zawsze człowiek. Kandydatowi przysługuje prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania oceny (art. 22 ust. 3 RODO). Wystarczy wiadomość na adres info@motoexpert.org.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą. Prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21). Żądania przyjmujemy na adres info@motoexpert.org.
9. Skarga do organu nadzorczego. Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Dobrowolność podania danych. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia i zawarcia Umowy partnerskiej. Bez nich ocena kwalifikacji i przystąpienie do sieci nie są możliwe.
11. Przekazywanie poza EOG. Dane są przetwarzane na serwerach w Polsce. Administrator nie przekazuje ich do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
12. Ścieżka członkowska — uzupełnienie punktów 2, 3, 4, 6 i 10. Poniższe dotyczy osób, które składają deklarację członkowską w Stowarzyszeniu MOTOEXPERT. Pozostałe punkty stosuje się bez zmian.
*Cele:* rozpatrzenie deklaracji o przyjęcie w poczet członków, podjęcie uchwały przez Zarząd Główny, prowadzenie listy członków oraz rozliczanie składek członkowskich.
*Podstawy prawne:* art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed nawiązaniem i wykonanie stosunku członkostwa; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach, która nakłada na stowarzyszenie obowiązek prowadzenia listy członków, a w zakresie składek — także obowiązki rachunkowe. Podstawą nie jest zgoda: nie ma tu czego cofać, przysługują natomiast wszystkie prawa z punktu 8.
*Dodatkowy zakres danych:* obywatelstwo, kraj stałego zamieszkania, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia oraz skan lub zdjęcie własnoręcznie podpisanej deklaracji członkowskiej. Obywatelstwo i kraj zamieszkania służą wyłącznie ustaleniu kategorii członkostwa według §13 i §15 Statutu i nie są używane do żadnej innej oceny.
*Okres przechowywania:* deklaracje nieprzyjęte — 12 miesięcy od uchwały; członkowie — przez czas członkostwa oraz 6 lat po jego ustaniu, stosownie do przedawnienia roszczeń i obowiązków rachunkowych.
*Dobrowolność:* podanie tych danych jest dobrowolne, ale bez nich deklaracji nie da się rozpatrzyć — Statut wymaga formy pisemnej (§13).